Ondernemend Friesland nieuws

@ntwoorden

Robert Wetting Informatiemanagement Noord

Sinds 1989 wordt er binnen organisaties gebruik gemaakt van e-mail. Organisaties verzamelen sindsdien grote hoeveelheden e-mail. Je werknemers slaan de mailbestanden op in persoonlijke digitale mappen, meestal geheel naar eigen inzicht. Vaak gaat het binnen je organisatie om veel, heel veel van dergelijke mailbestanden inclusief bijlagen. Mail kan bestaan uit een eenvoudige mededeling maar kan ook complete rapporten, verslagen, grafische documenten als bijlage bevatten. Tot zover niks nieuws onder de zon.

Sinds 1989 wordt er binnen organisaties gebruik gemaakt van e-mail. Organisaties verzamelen sindsdien grote hoeveelheden e-mail. Je werknemers slaan de mailbestanden op in persoonlijke digitale mappen, meestal geheel naar eigen inzicht. Vaak gaat het binnen je organisatie om veel, heel veel van dergelijke mailbestanden inclusief bijlagen. Mail kan bestaan uit een eenvoudige mededeling maar kan ook complete rapporten, verslagen, grafische documenten als bijlage bevatten. Tot zover niks nieuws onder de zon.

 

In algemene zin hoort de organisatie ervoor te zorgen dat de zakelijke mail op een juiste en veilige manier wordt opgeslagen. Maar wat als een medewerker je organisatie verlaat en op de laatste werkdag de inhoud van de mailpostbus verwijdert? De zakelijke mail wordt te vaak als persoonlijk eigendom beschouwd in plaats van eigendom van je organisatie. Helaas is dit maar al te vaak de dagelijkse praktijk!

 

Mail waarbij de digitale informatie een bijdrage levert ten aanzien van de bedrijfsvoering, verantwoording of kennis moet gearchiveerd worden. Het wordt de hoogste tijd om binnen je organisatie na te denken over het archiveren van e-mail. Verder dient je mail authentiek en betrouwbaar te zijn. Dat stelt eisen aan de manier waarop e-mailberichten gemaakt, ontvangen en verzonden worden, maar ook aan de manier waarop de archivering moet plaatsvinden. Hier is ook sprake van houding en gedrag!

 

Wellicht kunnen de volgende vragen je organisatie op weg helpen:

 

Hoe wordt er met e-mail omgegaan binnen je organisatie?

  1. Waar worden je zakelijke e-mailberichten opgeslagen?
  2. Welke e-mailberichten worden zoal opgeslagen?
  3. Hoe is de beveiliging omtrent je e-mail geregeld?

 

Bovenstaande vragen schreeuwen om antwoorden en het is de hoogste tijd voor meer bewustwording omtrent dit onderwerp binnen organisaties. Organisaties moeten actief beleid ontwikkelen inzake het digitale berichtenverkeer en de wijze waarop ze om willen gaan met de langdurige bewaring van e-mailberichten. Dit is zeker gecompliceerd door de mogelijke verscheidenheid aan formaten van de bijlagen. Dit vraagt niet alleen denkkracht maar vooral ook doekracht!

 

Robert Wetting is Adviseur Organisatie en Informatie. Hij is de mede-oprichter van Informatiemanagement Noord in Leeuwarden. Voor vragen aan Robert kunt u contact zoeken via 06-25224899 of info@imnoord.nl De columns van Robert worden ieder kwartaal gepubliceerd in OF magazine en online via OF's kennisnetwwerk.

Onze specialisten
Gerke-Wispelwey-Buro-360-gr
Gerke Wispelwey
Buro360
MKB Adviseur & meedenker
Wim behage Accent Automatisering Sneek
Wim Behage
Accent Automatisering
ICT-specialist
Martin van der Meulen Team Communicatie
Martin van der Meulen
TEAM Communicatie
Marketing en communicatie
Pieter de Boer en Harry Poort Groenewegen Advocaten & Notarissen Heerenveen
Pieter de Boer & Harry Poort
Groenewegen Advocaten en Notarissen
Advocaten en Notarissen
Tandarts-Implantoloog-Frank
Frank Post
Kliniek Tandheelkunde Sneek
Tandheelkunde en Healthcare
Peter Scherjon MKB Beter
Peter Scherjon
MKB Beter
Ondernemerschap en leiderschap
Karin Rientjes Rientjes Notariaat Sneek zwart wit
Karin Rientjes
Rientjes Notariaat
Notaris en Scheidingsmediator
Menno Bakker Hoofdredacteur OF
Menno Bakker
OF/Narvic
Hoofdredacteur OF
ate van der meer
Ate van der Meer
Snakeware
Internet en Marketing specialist
Bas-Jan 't Jong Inaday merken en patenten Heerenveen
Bas-Jan 't Jong
Inaday Merken en Patenten
Patenten en merken adviseur
Jaap Adamse - Meneer Regezma BV
Jaap Adamse
Meneer Regezma BV
Re-integratie en Gezondheidsmanagement