Zolang de dienstverlening als OK wordt ervaren is er natuurlijk niets aan de hand. Maar op het moment dat er iets gebeurt en de samenwerking niet meer zo soepel verloopt verandert de zaak. Maar net op het moment dat je het contract op wil zeggen, omdat bijvoorbeeld de dienstverlening je niet meer bevalt, blijkt dat niet te kunnen omdat de opzegtermijn net verlopen is. Zit je alsnog voor een nieuwe termijnperiode aan het contract vast. Je was al ontevreden en door de opzegproblemen ben je dus nog ontevredener. Als je wel conform contract op kunt zeggen dan zit je vaak nog vast aan een lange opzegperiode. Als zoiets zich voordoet is de relatie tussen partijen zeker verstoord en is de kans op toekomstige samenwerking verkeken.
Vertrekpunt zou in mijn beleving moeten zijn dat de dienstverlening of het product dat wordt aangeboden van dusdanige aard is dat je als afnemer/klant helemaal niet in de situatie komt dat je op wilt zeggen. In die situatie hoeft er dus ook geen contractperiode te worden afgesproken, deze kan simpelweg achterwege blijven. Er komt als het ware een verkoopargument bij: je kunt namelijk terstond van de dienstverlening af. Zo zou het eigenlijk moeten zijn.
Helaas zit onze huidige maatschappij (nog) niet zo in elkaar en zullen we moeten zoeken naar alternatieve oplossingen voor dit probleem. Als wij in onze organisatie te kampen krijgen met een contractsituatie zijn we inmiddels redelijk scherp op de inhoud ervan en lezen we altijd de algemene voorwaarden van de leverancier. Worden hier contracttermijnen en opzegtermijnen in genoemd, dan gaan we op dat moment met de nieuwe leverancier om tafel om deze restricties uit het contract te krijgen. Wat, vanwege de omzethonger, meestal wel lukt.
Voor de bestaande afgesloten contracten hebben wij een simpele oplossing. Wij zeggen alle contracten per 30 september altijd proforma op. Proforma wil letterlijk zeggen ‘voor de vorm’. Om aan de contractuele voorwaarden te voldoen moet er dus voor de vorm worden opgezegd. OP het moment dat we de verstuurde rekening betaalbaar stellen gaan we een volgende contactperiode met de leverancier aan. Op deze manier vermijden we voor ons zelf ergernis vanwege termijnafspraken en zijn wij altijd flexibel in de keuze van de leverancier, mocht dat nodig zijn. Uiteraard is een lange relatie opbouwen nog altijd de beste keus. Alleen vandaag de dag staat het flexibel inrichten van je organisatie op nummer 1.
Onze dienstverlening is in ieder geval direct opzegbaar op het moment dat een relatie van ons af wil… En het is aan ons om ervoor te zorgen dat dat nu juist niet gebeurt!
Gerke Wispelwey is in het dagelijks leven MKB adviseur en commeercieel directeur (DGA) bij Buro360 Adviseurs en Accountants. Alle columns van Gerke kunt u terug vinden op http://www.of.nl/de-specialisten/buro-360. Rechtstreeks reageren naar Gerke Wispelwey kan ook via gerke@b360.nl
