Het is de meest gemaakte fout bij een tender- of EMVI-plan: iets aanbieden waar de opdrachtgever niet om vraagt. Marc: “De opdrachtgever vraagt om een tunnel en jij gaat vertellen waarom je zo goed bent in bruggen bouwen. Het klinkt gek, maar dit soort fouten worden nogal eens gemaakt.” Gerben: ”Verlies nooit de criteria van je opdrachtgever uit het oog. Je moet exact weten wat een opdrachtgever wil. Ga nooit uit van aannames. Daarmee kun je de plank stevig misslaan.”
De waaromvraag
Deep Tenders werkt met een vijfstappenaanpak: strategiebepaling, schrijven, vormgeving, review en evaluatie. In die eerste stap worden een strategie en de inhoud van het plan bepaald. Dat gebeurt tijdens een aantal creatieve sessies. De waaromvraag neemt hierin een belangrijke plaats in. Gerben: “Waaróm is jouw bedrijf de ideale kandidaat voor deze opdracht? Tijdens de creatieve sessies helpen wij om het antwoord op deze vraag scherp te krijgen.” Marc: “Wat voor de ondernemer heel vanzelfsprekend is, kan voor een aanbesteder veel meerwaarde hebben. Stel jouw normale werkmethode is erg veilig of efficiënt. Daarmee kun je een opdrachtgever overtuigen op basis van ervaring en kennis.”
De verpakking
Met een goed plan alleen ben je er niet. Marc: “De verpakking is bijna net zo belangrijk. ‘Wie gaat dit lezen? ’Hoe kan ik de lezer raken?’ Die vragen moet je altijd in je achterhoofd houden.” Gerben: “Naast een uiteraard sterke vormgeving gaat het om een goede en pakkende tekst, waarin de inhoud goed tot zijn recht komt. Geschreven op een manier die de doelgroep begrijpt.” Marc: “De input komt uiteraard van de klant zelf. Als er een wijk ingericht moet worden, gaan wij niet vertellen hoe dat moet. Met onze ervaring kunnen we wel beoordelen of de onderbouwing kwalitatief sterk is. Ondernemers die het schrijven van zo’n plan liever in eigen hand nemen kunnen ook kiezen voor een review. Wij redigeren het plan en helpen om de inschrijving zo kansrijk mogelijk te maken.”
Evaluatie
Na afloop vindt altijd een evaluatie plaats. Marc: ”En dat doen we vóórdat de uitslag bekend is. Want een uitslag, positief of negatief, kan je zienswijze sterk beïnvloeden.” Gerben: “Een goede evaluatie is daarmee een belangrijke investering voor toekomstige aanbestedingen. Het hele aanbestedingstraject is eigenlijk een prachtig zelfonderzoek waarmee jouw bedrijf sterker en beter kan worden.”
Kavel 10
Elk bedrijf dat wil inschrijven op een aanbesteding kan aankloppen bij Deep Tenders. Zo schreef Arjen Bouma van Deep Tenders onlangs twee tenderplannen voor Kavel 10, een jong bedrijf dat landmetingen verzorgt vanuit hun eigen bemande vliegtuig. Albert Brouwer, mede-eigenaar van Kavel10, is er blij mee: “Zelf beschikken we wel over alle technische know how. Maar hoe zet je dat om in een goed sluitend plan waarmee je de opdrachtgever overtuigt? Daar heeft Arjen ons heel goed geholpen. Het is erg prettig wanneer er iemand met zoveel expertise op dit gebied over je schouder meekijkt. Het heeft ons twee mooie aanbestedingen opgeleverd.”
