Bij verduurzaming gaat het gesprek al snel over energie. Kunnen we zonnepanelen plaatsen? Moeten we overstappen op andere verlichting? Kan een machine zuiniger draaien? Welke brandstof gebruiken onze voertuigen en hoeveel CO₂ kunnen we daarmee besparen? Allemaal terechte vragen. Toch mis ik er vaak eentje.
Waarom gebruiken we die energie eigenlijk?
Neem een monteur die naar een klant rijdt en daar ontdekt dat een onderdeel ontbreekt. De klus kan niet worden afgerond en een dag later rijdt iemand opnieuw.
Of een product dat opnieuw gemaakt moet worden omdat ergens eerder in het proces iets niet goed is gegaan. Een medewerker die twintig minuten zoekt naar materiaal. Een machine die draait terwijl er nog op informatie wordt gewacht. Goederen die eerst naar de ene plek worden gebracht en later weer terug, omdat ze daar toch niet nodig bleken te zijn.
Op papier zijn het verschillende problemen. In de praktijk hebben ze iets gemeen: er wordt tijd, materiaal en energie gebruikt voor iets wat eigenlijk helemaal niet nodig had hoeven zijn.
Daarom vind ik de uitspraak ‘de groenste energie is de energie die je niet hoeft te gebruiken’ zo interessant.
Hij verandert namelijk de volgorde waarin we naar duurzaamheid kijken.
Niet meteen: hoe kunnen we hetzelfde werk duurzamer uitvoeren?
Maar eerst: moeten we dit werk eigenlijk wel doen?
Dat klinkt eenvoudig, maar in organisaties ontstaan in de loop van de tijd allerlei werkwijzen die ooit heel logisch waren. Een extra controle omdat er een keer iets fout ging. Een voorraad die voor de zekerheid wat groter wordt gehouden. Een extra formulier omdat iemand informatie miste. Een eigen lijst naast het systeem omdat dat makkelijker werkte. Een rit die standaard wordt ingepland omdat we gewend zijn geraakt om het op die manier te doen.
Niemand besluit bewust dat er vanaf morgen vooral meer verspilling moet worden georganiseerd. Het groeit langzaam mee met de organisatie.
Daardoor valt het op een gegeven moment ook nauwelijks meer op.
We vinden het normaal dat iemand regelmatig iets moet zoeken. Dat informatie via drie mensen loopt voordat degene die ermee verder moet hem ontvangt. Dat dezelfde gegevens op meerdere plekken worden vastgelegd of dat een product nog een keer door het proces moet omdat iets aan het begin niet duidelijk was.
Totdat je het proces van begin tot eind bekijkt en steeds opnieuw de vraag stelt: waarom doen we dit eigenlijk zo?
Dan wordt zichtbaar hoeveel energie er niet alleen in machines, gebouwen en vervoer zit, maar ook in de manier waarop we ons werk hebben georganiseerd.
Minder fouten betekent minder herstelwerk en minder materiaalverlies. Een betere voorbereiding kan een extra rit voorkomen. Duidelijke informatie voorkomt zoeken, wachten en
dubbel werk. Een slimmer ingerichte werkplek zorgt ervoor dat materialen niet voortdurend worden verplaatst. Goede afspraken tussen afdelingen verkleinen de kans dat werk stilvalt omdat ergens informatie blijft hangen.
Dat levert tijd en geld op, maar tegelijkertijd gebeurt er nog iets anders: er wordt minder verbruikt.
Precies daar vind ik de verbinding tussen procesverbetering en duurzaamheid interessant.
Verduurzamen hoeft namelijk niet altijd te beginnen met een grote technische investering. Natuurlijk kunnen zonnepanelen, andere installaties of nieuwe technieken onderdeel van de oplossing zijn. Maar voordat je gaat investeren, ligt er vaak al winst in de dagelijkse praktijk.
Bij de mensen die iedere dag het werk uitvoeren en precies weten waar ze moeten wachten, zoeken, herstellen of improviseren. Bij processen die in de loop der jaren steeds een stapje ingewikkelder zijn geworden. Bij afspraken die ooit logisch waren, maar misschien allang niet meer passen bij de manier waarop de organisatie nu werkt.
Daar zit vaak meer ruimte dan we denken.
Niet door medewerkers te vertellen dat ze vanaf morgen duurzamer moeten werken, maar door samen te kijken waar het werk onnodig moeilijk is gemaakt en wat er nodig is om dat eenvoudiger te organiseren.
Wanneer een medewerker niet meer hoeft te zoeken, hoeft er meestal ook minder voorraad op verschillende plekken te liggen. Wanneer een klus in één keer goed kan worden uitgevoerd, verdwijnen herstelwerk, extra materiaal en extra ritten. Wanneer informatie op het juiste moment beschikbaar is, hoeft een proces minder vaak stil te vallen of opnieuw te beginnen.
De duurzame winst ontstaat dan niet naast het verbeteren van het proces.
Het ís onderdeel van het verbeteren van het proces.
Daarom hoeft verduurzaming voor mij niet altijd te beginnen met een groot programma, ingewikkelde doelstellingen of een forse investering.
Misschien begint het wel met een wandeling door je eigen organisatie.
Waar wachten mensen? Waar zoeken ze naar? Wat doen we dubbel? Welke fouten herstellen we steeds opnieuw? Welke ritten, bewegingen of handelingen zouden niet nodig zijn wanneer we het werk aan de voorkant beter organiseren?
Wie daar serieus naar kijkt, ontdekt vaak dat er al veel winst voor het oprapen ligt.
Niet in de energie die we straks groener gaan inkopen.
Maar in de energie die we helemaal niet meer hoeven te gebruiken.
