Samen een doel bereiken
In een organisatie werken mensen samen om een doel te bereiken. Ze maken daarbij gebruik van hulpmiddelen. Tot zover is er geen verschil tussen een gemeente en een bedrijf. Een bedrijf heeft één belangrijke doelstelling: de continuïteit van het bedrijf. Een gemeente heeft wel 100 doelstellingen. Die doelstellingen moeten regelmatig op elkaar worden afgestemd. Ambtenaren zitten daarom vaak – veelal tot ergernis van ondernemers en burgers – in een vergadering.
Het roer om
Bijlstra heeft twee jaar geleden de bedrijfsvoering drastisch omgegooid. Hij laat zijn personeel juist meer vergaderen! Hij heeft daar enthousiast over verteld tijdens een bijeenkomst van de Vereniging van Handel en Industrie Dokkum en Omgeving.
In de oude situatie was de directeur overbelast. Hij regelde veel en was regelmatig de
‘trouble shooter’. Het bedrijf kende drie afdelingen: acquisitie, werkvoorbereiding en uitvoering. Die afdelingen opereerden zelfstandig. Er was weinig onderling contact over het werk. Het werk werd soms twee keer over de schutting gegooid. Dan kwam de monteur bijvoorbeeld met een tekening bij de klant waarvan hij eerder nog geen kennis had genomen. Regelmatig werd daardoor ter plekke besloten dat het verstandiger was om de klus anders uit te voeren dan van te voren door de afdeling werkvoorbereiding was bedacht. En zo waren er meer zaken waarvan Bijlstra dacht: “Dit moat oars.”
Ricardo Semler
Hij worstelde met de vraag “ Wat dan en hoe dan?” Tot hij tijdens het NOS Journaal, Ricardo Semler, een ondernemer uit Zuid Amerika, hoorde zeggen dat hij de verantwoordelijkheid voor het besturen van het bedrijf aan zijn personeel had overgelaten. De reportage is onderaan terug te kijken. De directeur was nog slechts de coach van de werknemers. Bijlstra verdiepte zich er in en ontdekte dat er in de provincie Brabant al een bedrijf was dat ook zo functioneerde. De resultaten waren verbluffend goed. Jent Bijlstra ging op cursus en besloot dat hij zijn bedrijf ook zo wilde inrichten.
Meer plezier en betere resultaten
Het personeel was aanvankelijk sceptisch. De drie afdelingen moesten met elkaar overleggen. De werknemers kregen allemaal meer verantwoordelijkheden en wat kregen ze er voor terug? De scepsis is ondertussen omgeslagen in enthousiasme. Veelzeggend is dat Jent van de echtgenotes hoort dat hun mannen met veel meer plezier naar het werk gaan. Ze bedenken steeds weer nieuwe en effectievere werkwijzen. En de resultaten liegen er niet om. De heer Bijlstra is dan ook zeer tevreden over de resultaten van het bedrijf, in de afgelopen jaren. De kwaliteit ging omhoog en de kosten zijn drastisch verminderd. Ook zijn nieuwe rol bevalt hem uitstekend.
Stap voor stap
Het team economische zaken heeft vol interesse naar Jent Bijlstra geluisterd en vervolgens heel veel vragen gesteld. Ook het team is enthousiast geworden. Bij ons rest de vraag of deze aanpak ook zou kunnen werken bij de gemeente? Kunnen wij deze nieuwe gemeentelijke organisatie in beweging krijgen? Kunnen wij het verschil maken? We volgen het advies van Jent op: doe het stap voor stap. Een whiteboard voor het noteren van verbeterpunten is inmiddels besteld.
