Bij Deep Tenders halen ze alles uit aanbestedingen

Het in Joure en Zwolle gevestigde Deep Tenders is een label van Missie3 en is gespecialiseerd in het bieden van hulp bij tenders. De strategie bepalen, een EMVI-plan schrijven, vormgeven, reviewen en trainingen verzorgen; Ingrid van der Tuuk en Marrit Pool helpen bedrijven dagelijks in het creëren van een succesvol tenderplan.

Ingrid van der Tuuk (36) is een jaar werkzaam bij Deep Tenders, waar ze als tenderschrijver en adviseur bedrijven helpt met het binnenhalen van aanbestedingen. “Hiervoor had ik eenzelfde functie, alleen dan gericht op tenders in de installatietechniek. Met Deep Tenders werken we veel voor aannemers in de bouw- en infrastructuursector, al kunnen we ook maatwerk in andere branches leveren.” Marrit Pool (27) heeft dezelfde rol als Ingrid. “Ik ben hier in maart begonnen en nam ervaring mee vanuit de weg- en waterbouw, onder meer als calculator, werkvoorbereider en uitvoerder. Nu ik aan de andere kant van de tafel zit, kan ik die bagage gebruiken als tenderschrijver.”

Luisterend oor

In totaal werken zes collega’s, waarvan drie schrijfsters met ieder hun eigen specialiteit, vanuit de vestigingen in Joure en Zwolle aan het ultieme doel voor de opdrachtgever: een winnende tender. De kennis van de collega’s van Missie3 is daarin nabij. “We delen het pand”, gaat Ingrid verder, “waarbij we gebruik kunnen maken van hun expertise op het gebied van omgevingsmanagement, risicomanagement en andere gunningscriteria.” Naast de gebundelde krachten is het richting de opdrachtgever vooral belangrijk om goed te luisteren. De diepte in. “Vandaar ook deep in Deep Tenders. Als we met een potentiële opdrachtgever om tafel zitten weten we wat we moeten doen en vragen om tot de kern te komen. Waar staat het bedrijf voor? Wat doen ze en waar blinken ze écht in uit? Goed luisteren en doorvragen is essentieel. Daarbij hebben we intern veel kennis van contractmanagement. We zijn in staat om een contract te begrijpen en analyseren”, aldus Marrit.

Werken met AI

Ongeveer de helft van de opdrachten bestaat uit het volledig begeleiden van opdrachtgevers in hun tenders. “Van A tot Z ondersteunen is waardevol, maar ik geniet ook van alleen het schrijven van een EMVI-plan of het geven van interviewtrainingen. Die trainingen zijn voor de opdrachtgever erg handzaam, omdat we het tenderplan en de leidraad dusdanig onder de loep nemen, dat we alle kritische vragen in kaart brengen. Zo komt de klant niet voor verrassingen te staan.” Tenslotte staan Ingrid en Marrit stil bij het werken met artificial intelligence (AI). Marrit: “Persoonlijk contact is voor ons de basis. Maar we zetten AI geregeld in om processen te versnellen, de vraag achter de vraag te doorgronden of om andere invalshoeken te creëren.” Ingrid knikt: “We hebben de AI-tools in huis om nog sneller en efficiënter te werken. Ideaal als de klant enige haast heeft, al blijft het persoonlijke contact met onze klanten de basis. In die samenwerking ontstaat vaak iets moois dat verder gaat dan alleen een strak EMVI-plan.”

Snel & flexibel

Met het noorden en oosten van Nederland als voornaamste werkgebied hebben Ingrid en Marrit met een divers pallet aan opdrachtgevers te maken. Marrit: “Dat maakt ons werk extra leuk. We zijn in staat om de taal van die regio’s te spreken, waarbij we vaak gemêleerde gesprekspartners hebben, zoals een directeur, projectleider, uitvoerder of werkvoorbereider. In een tender kijken we naar het bedrijf én de mensen erachter. Dat vormt de basis van de strategie en het EMVI-plan.” Ingrid afrondend: “Soms hebben we met strakke deadlines te maken, dan moeten we binnen twee weken een plan schrijven. Dat betekent dat we in korte tijd alle relevante informatie boven water moeten krijgen. Daar ligt onze kracht. We zijn snel, flexibel en oplossingsgericht. Moet het snel, dan rennen we. Overigens zonder dat we inboeten op kwaliteit.”

Vergelijkbare berichten