Ben jij een ondernemer in Friesland en wil je graag een zakelijk congres organiseren voor iedereen die werkzaam is binnen jouw branche? Een uitstekend idee! Een congres is een fantastische manier om mensen samen te brengen, te netwerken, nieuwe dingen te leren en misschien zelfs een lucratieve deal te sluiten. Maar er moet een hoop geregeld worden. Zo heb je bijvoorbeeld een dagvoorzitter nodig, die je bij een sprekersbureau kunt inhuren en er moet catering aanwezig zijn. Met deze tips organiseer jij een fantastisch congres.
Een geschikte locatie
Allereerst moet je op zoek naar een geschikte locatie voor het congres. De buurt van Leeuwarden is een goed idee, omdat dit voor de meeste mensen binnen Friesland makkelijk te bereiken is. Afhankelijk van hoeveel mensen je denkt dat er zullen komen, kun je een geschikte locatie boeken. Een kantoorpand is misschien wel groot genoeg, maar voor een congres wil je ook een beetje de sfeer van een echt evenement meegeven. Daarom is het een beter idee om het te zoeken bij bijvoorbeeld een hotel, een restaurant of een zaaltje in een hotel of plaatselijk theater.
Het doel van het congres
Op het congres moet er iets geleerd worden en moet er mogelijkheid zijn tot fijn contact. Het is daarom belangrijk om goede sprekers, bijvoorbeeld trendwatchers, uit te nodigen. Een trendwatcher kan samen met je publiek de toekomst verkennen. Ze leggen uit hoe technologie, sociale veranderingen en economische trends de wereld gaan veranderen. Dit is superbelangrijk voor organisaties die innovatief willen zijn en een stap voor willen blijven op de concurrentie. Ga bij jezelf te rade waarom jij dit congres eigenlijk zo graag wil organiseren. Wat moet je aan het einde van de dag of dagen met dit congres bereikt hebben? Een congres kan verschillende doelen hebben. Zo kan een congres bedoeld zijn om te netwerken met andere mensen die werkzaam zijn in het veld, of kan het congres bedoeld zijn om samen te sparren over nieuwe ontwikkelingen. Denk hierbij aan het inspelen op trends, verduurzaming van je onderneming of automatisering van je onderneming. Op basis van dit doel kun je geschikte sprekers uitnodigen.
Deze mensen heb je nodig
Wanneer je een congres wil organiseren heb je een sterk team nodig dat jou kan bijstaan. Verzamel een groep van zo’n tien man binnen jouw organisatie die net zo gepassioneerd zijn als jij over de organisatie van dit congres en geef iedereen een andere eindverantwoordelijkheid. Zo moet iemand de horeca en catering regelen, moet een ander contact onderhouden met de locatie zelf en weer een ander onderhoudt het contact met de genodigden van het congres en de sprekers. Zorg ook dat je iemand hebt die zicht heeft op alle technische benodigdheden van het congres, zoals microfoons, speakers en een eventuele technicus.
Financiële zaken
Het organiseren van een congres is niet gratis. Misschien heb je wat geld uit eigen zaak, misschien is er vanuit jouw bedrijf een potje. Bij de meeste congressen wordt een kleine entree gevraagd aan de genodigden. Deze entree is in principe bedoeld om quitte te spelen en niet om winst te maken. De entree kun je berekenen op basis van de gemaakte kosten aan bijvoorbeeld de sprekers, de huur van de ruimte en de catering.
