In de oorspronkelijke situatie had iedere gemeente zijn eigen intranet, locatie en niet te vergeten cultuur. Deze worden nu samengebracht in één organisatie met één social intranet. In het communicatieplan dat is ontworpen voor de samenvoeging werd de wens tot invoering van een social intranet geuit, omdat het ‘de samenwerking bevordert en de interne communicatiestructuur verstevigt’. Na een consultatie- en selectietraject werd uit een aantal leveranciers Viadesk gekozen. Op dinsdag 29 september gingen de DDFK-gemeenten over op hun nieuwe social intranet.
Social intranet als bindende factor
Het social intranet wordt voor de 600 medewerkers van de DDFK-gemeenten de gezamenlijke bindende factor in de nieuwe organisatie. In de eerste plaats kunnen gebruikers elkaar op het intranet makkelijk vinden en contact leggen. Zeer belangrijk, aangezien de meeste medewerkers hun nieuwe collega’s nog niet kennen. Door alle gebruikers een profiel te geven met contactgegevens, functie-informatie en expertisegebieden, wordt het kennismakingsproces tussen de medewerkers versneld. Daarnaast kunnen gebruikers op Viadesk samen aan projecten werken, kennis uitwisselen en documenten delen. Ook zal Viadesk ingezet worden om nieuws snel bij alle relevante doelgroepen te krijgen.
Virtuele ontmoetingsplek
Ferdie van den Brink is communicatieadviseur bij de gemeente Dantumadiel en betrokken bij de invoering van het social intranet. Hij vertelt over de redenen om hiervoor te kiezen: “De informatievoorziening bij organisaties evolueert. Mensen bepalen zelf wanneer, hoe en welke informatie ze tot zich nemen en delen met anderen. Dat vraagt ook om andere communicatiemiddelen. Het social intranet sluit naadloos aan op die nieuwe omgang met informatie. Daarnaast is flexibiliteit belangrijk. Medewerkers werken plaats- en tijdonafhankelijk en een intranet moet dan ook mobiel toegankelijk zijn, zoals Viadesk is. Tot slot moet een intern communicatieplatform ‘gewoon’ dienst doen als samenwerkingstool. In die basisbehoefte voorziet het social intranet ook.”
Mujibor de Graaf, directeur van Viadesk: “Ik zie de DDFK-gemeenten als schoolvoorbeeld van een organisatie die het social intranet inzet zoals het is bedoeld: als samenwerkingsplatform, maar ook als virtuele ontmoetingsplek voor gebruikers. Juiste het sociale, bindende aspect is wat Viadesk voorsprong geeft ten opzichte van veel andere intranetten en vergelijkbare software. Mijn verwachting is dat de fusiegemeenten veel profijt zullen trekken uit het gebruik van het social intranet bij de eenwording van de organisaties.”
