De voorbereiding
Al voordat de vergadering begint, treffen startups efficiënte voorbereidingen. "We werken met een aantal online tools om onze vergaderagenda met alle teamleden te delen. Zo slaan we tijdens de meeting direct spijkers met koppen en blijven we binnen de geplande tijd", aldus Julian Jost, oprichter van Spacebase. “Naast duidelijke agendapunten formuleren we voor iedere meeting duidelijk doelen. Er wordt effectief vergaderd zonder tijdrovende discussies.”
De meeting locatie
"Het geheim van een goede meeting zit ‘m in het loslaten van de vertrouwde omgeving”, aldus Daphne Tsaoussis, Global PR & Communications Manager bij Foodpanda. Naast de juiste voorbereiding speelt voor de meeste startups ook de omgeving een grote rol. Nieuwe, out-of-the-box locaties blijken te inspireren. Dr. Hanno Deyle, medeoprichter en Managing Director van Third Life – Your Sleep Company: "De beste mix voor creativiteit is Serotine en Dopamine. Oftewel; het voorkomen van stress. Naast een goede nachtrust, is het verlaten van de vertrouwde werkomgeving een belangrijke succesfactor."
De meeting hiërarchie
Ook als het aankomt op inspraak en hiërarchie gaat het er bij de ondervraagde startups anders aan toe dan bij grote, traditionele bedrijven: "Onze meeting hiërarchie is zoals onze organisatie: open en vlak. Iedereen draagt ideeën aan. Zelfs stagiaires hebben al voor grote veranderingen binnen de organisatie gezorgd", aldus Daphne Tsaoussis.
Een goede sfeer creëert ruimte voor creatieve ideeën: "Ik maak de agenda met belangrijke aandachtspunten, maar tijdens de meeting houd ik me op de achtergrond. Het team krijgt zo de kans om vrij te brainstormen en tot de meest originele oplossingen te komen", aldus Lars Trunin, oprichter en CEO van Raudwara Publishing House uit Estland. Cristopher J. Anker, oprichter van creatief bureau Mellow, voegt hier aan toe: "Onze vuistregel is: het beste argument wint. Altijd. We luisteren eerst naar alle ideeën voordat er keuzes worden gemaakt."
Size does matter
Gemiddeld kan een volwassene zich maximaal 18 minuten volledig concentreren. Kortom: de lengte van een standaard meeting komt de creativiteit niet ten goede.
"Ik plan meetings en agendapunten altijd van tevoren. Daarna bepaal ik hoe lang de meeting moet duren. De punten mogen sneller afgehandeld worden maar nooit meer tijd kosten", zegt Lars Trunin. Nog meer te bespreken? “Zorg voor pauzes. Zo blijft iedereen creatief én bij de les.”
Walking meetings
Naast een inspirerende locatie kan de meeting-vorm ook voor een creatieve impuls zorgen. Ian Cumming, oprichter van US startup Travel Massive: "In de ochtend gaan we met het hele team een uur wandelen. We lopen in kleine groepen discussiërend door een rustig deel van de stad of het park. Wandelend vergaderen werkt voor ons goed. Alert en vol nieuwe energie keren we daarna terug op kantoor.” Ook de zogenaamde ‘sprint-meetings’ blijken doeltreffend. Met name binnen het projectmanagement framework Scrum vergroot het de effectiviteit: "We werken met een twee weken durende sprintcyclus. Onze creatieve designsessies zijn lang, andere meetings kort en oplossingsgericht", aldus Eytan Lerba, CEO van de app Wizit uit San Francisco.
Doelgerichte meetings
Niet alleen het beantwoorden van vragen, maar ook het doelgericht nemen van beslissingen is van belang. Dr. Hanno Deyle zegt hierover: "Wij zorgen ervoor dat de deelnemers direct in gesprek gaan over belangrijke besluiten die genomen moeten worden. Zo kunnen we meteen na de meeting aan de slag en verspillen we geen tijd." Alleen als er een goede reden is om concrete problemen en vragen te bespreken, komen startups bij elkaar. Een belangrijke voorwaarde: problemen worden vooraf en in detail in kaart gebracht.
De meet-up weegschaal
Niets is zo vervelend als tijdens een meeting het gevoel te hebben dat je er niks te zoeken hebt. De oplossing lijkt simpel: meetings heroverwegen en ze niet zien als voorwaarde voor hardwerkende medewerkers. En dat is precies wat startups doen; zij hebben alle tijd nodig voor productontwikkeling. "Wij werken in groepen zodat we de bijeenkomsten kort houden en sneller kunnen werken", zegt Romain Butti, PR & Social Media Manager bij Allryder.
Toch heeft het soms nut om met een groot team samen te komen. Matilda Lucy, Junior Content Manager bij antiekwinkel Pamono: "Wij organiseren dagelijkse kleine meet-ups en wekelijks een grote teammeeting. Efficiënt en met maximaal rendement.”
Conclusie
Startups zijn innovatieve ‘meeters’, zo blijkt uit het Spacebase onderzoek onder internationale startups. De organisatiestructuur zorgt vaak voor een nieuwe communicatiecultuur; een waar het traditionele bedrijfsleven nog van kan leren. "Wij zijn ervan overtuigd dat ieder bedrijf zijn workshops en meetings kan verbeteren om maximale effectiviteit en creativiteit te bereiken", aldus Julian Jost. "Zoals de surveyresultaten uit ons onderzoek laten zien, speelt met name de locatie voor de ondervraagde startups een belangrijke rol. Wij willen met Spacebase een handje helpen door wereldwijd bijzondere ruimtes aan te bieden die eenvoudig online te boeken zijn."
