Het bijhouden van het aantal gewerkte uren per project of opdracht vormt een cruciaal element van de bedrijfsvoering. Op basis van de urenregistratie wordt de factuur naar de klant verstuurd en zorgt de salarisadministratie voor de juiste uitbetaling aan het personeel. Hoe voert jouw personeel urenregistratie momenteel uit? Je bent niet de enige, wanneer je nog gebruik maakt van losse documenten of een stuk papier aan de muur voor het in- en uitklokken van medewerkers. Dit kan makkelijker, door te kiezen voor het digitaliseren van dit proces. Denk aan het gebruik van een online tool voor het bijhouden van de urenregistratie. Niet alleen maakt dit het makkelijker; de kans op fouten neemt aanzienlijk af.
Digitaliseren van het bijhouden van de urenregistratie
Er zijn verschillende manieren waarop je medewerkers het door hen aantal gewerkte uren per project bij kunt laten houden. Naast een los vel papier, zou je kunnen kiezen voor het gebruik van een app. De app stelt een medewerker niet alleen in staat om in- en uit te klokken; ook het doorgeven van diens beschikbaarheid is binnen de app mogelijk. Dat laatste is onderdeel van personeelsplanning software. Op basis van de in de app doorgegeven beschikbaarheid van medewerkers, plant de planner binnen de organisatie het personeel in.
Vaste modules aan de wand binnen je bedrijfspand
Niet alleen het gebruik van een app kan de uitkomst bieden, wanneer je het proces rond het bijhouden van het aantal gewerkte uren wilt vereenvoudigen. Denk ook aan de mogelijkheid om met vaste modules aan de wand te werken. Een medewerker klokt in door diens badge of bijvoorbeeld ov-chipkaart langs de module te bewegen; aan het eind van de dag klokt deze op dezelfde wijze uit. Het is zelfs mogelijk in te klokken met een bankpas.
Snel een kloppende personeelsplanning voor deze maand
De toepassing van personeelsplanning software werd al even aangehaald; een collega geeft in een overzichtelijke app aan wanneer deze beschikbaar is. Op basis van de data die centraal wordt opgeslagen, heeft een planner de mogelijkheid de personeelsplanning voor de komende periode samen te stellen. Door alle data centraal te bewaren, is de kans op fouten minimaal. Heeft een collega diens beschikbaarheid nog niet doorgegeven via de app? Je kunt deze automatisch een herinnering laten sturen. Zo hoef je zelf niet achter de medewerker aan te gaan, wat je veel tijd en frustratie bespaart.
